文件編輯經驗，隨個人的工作性質而有不同，但不管工作性質為何？處理的業務必須經常用到特定文件格式的經驗，應是共同的問題。

Word已思考到這個共同的問題，所以，特別設計了「範本」，所謂的範本，指的是文件中相關文字、圖形和格式設定的藍圖，這些項目有助於您完成特定類型文件的作業，可讓您節省許多建立特定類型文件的時間。例如，您想要編輯一份公文，但又不知道或懶得去畫公文表格，這時您會希望有一份空白的「公文」格式可以協助完成工作；或者，您費了九牛二虎之力，完成一份複雜的常用文件，也可以將其存成範本供日後使用。

現在，您的需求都可使用Word的「範本」來完成。

標準範本（Normal.dot）是任何類型文件的通用範本。當您啟動 Word 或按一下 工具圖示後，Word 即會根據一般範本建立一份新的空白文件。當然，您可以修改這個範本的預設文件格式或內容。Word 也使用標準範本，來儲存您經常會使用的「自動圖文集」項目、巨集、工具列，及自訂功能表設定值和快速鍵，而儲存在一般範本中的自訂項目也可以使用於任何的文件。

標準範本是儲存於 Templates 檔案夾，您可以在【工具】選單上按【選項】，開啟選項對話框，選取【檔案位置】對話頁，指定的【使用者範本】的檔案位置。如果 Word 在以上的位置或 Word 程式檔案夾中找不到一般範本，Word 將以標準的 Word 文件格式、標準的功能表、工具列和快速鍵設定值，另行建立一份新的一般範本。

當您啟動Word，並開始在空的文件編輯時，Word是根據標準文件範本為您設定文件的格式。若您需要不同的範本建立新的文件，就必須按【檔案】功能表上的【開新檔案】，然後選取適當的範本。

使用範本

1.     選按【檔案】選單中的【開新檔案】項，開啟開新檔案對話框；

2.     在開新檔案對話框中，選取一種範本類型對話頁（如“公文“）；

3.     在範本類型對話頁上，根據需要選取一種範本，然後按【確定】鈕，系統會自動開啟範本讓您編輯。

使用公文範本

編輯程序：

1.     選按【檔案】選單中的【開新檔案】項，開啟開新檔案對話框；

5. 開啟”簽”範本文件；

6.     依範本格式填入資料；

7.     儲存文件。